Un intranet à refondre : le challenge par excellence de l’architecte de l’information

Projet : Un ENT au service de la communauté, proposé par l’université Bordeaux Montaigne.

Ce projet a été réalisé par Lénaïc Faure, Constance Grandin et Paul-Henri Dumas.

La commande

L’université Bordeaux Montaigne nous a demandé de repenser son intranet vieillissant, organisé en silos. En effet, il est nécessaire de le réorganiser pour qu’il permette aux utilisateurs de l’université de trouver facilement les informations dont ils ont besoin pour accomplir leur travail quotidien.

L’Environnement de Travail Numérique (ENT) actuel est avant tout conçu comme un site éditorial alors qu’il devrait être le point d’entrée des services numériques proposés à ses usagers. Par ailleurs, il ne correspond plus aux usages numériques actuels car il n’est pas accessible sur les terminaux mobiles, et qu’il ne permet pas de personnaliser son interface.

Notre réponse

Pour répondre à la commande, nous avons décidé de réaliser un audit complet du contenu, des entretiens avec les utilisateurs, un questionnaire et l’étude des données de fréquentation du site. Cela nous permettra ensuite de proposer plusieurs orientations stratégique pour la refonte.

Nous avons ainsi pu observer que deux grands types de contenu cohabitent sur l’ENT :

  • des liens vers des outils (1% du volume) ;
  • du contenu informatif (99% du volume).

Ces contenus sont parfois difficiles d’accès, à cause des problèmes d’organisation, de cohérence et d’ergonomie du site. Le moteur de recherche fonctionne aussi très mal.
Notre analyse nous a aussi permis de constater que près de 15% du contenu total est obsolète.

Enfin, les retours des utilisateurs et les statistiques de fréquentation nous ont montrés que l’ENT était constitué de près d’un millier de pages de contenu éditorial, alors qu’il est utilisé par 80% des visiteurs comme un simple portail qui donne accès à des applications métiers externes.

Seuls 20% des utilisateurs s’en servent pour accéder à des contenus éditoriaux, principalement des procédures, des documents et des informations sur leurs carrières. Ce public éprouve par ailleurs de grandes difficultés à trouver ce qu’il cherche.

Les axes proposés

Cette analyse nous a permis de proposer trois scénarios correspondants aux besoins des utilisateurs :

  • un ENT orienté vers les utilisateurs nouvellement arrivés à l’université, qui leur permet d’appréhender rapidement le fonctionnement global de l’université ;
  • un ENT conçu vers les utilisateurs aguerris, qui leur permet de personnaliser leur interface pour accéder directement aux contenus dont ils ont besoin ;
  • un ENT orienté vers les usages innovants qui découlent de l’utilisation mobile d’un outil de travail.

La seconde proposition a retenu l’attention de notre commanditaire. Il a été convenu que cette personnalisation ne pourrait se faire sans un remaniement général des contenus.

La solution à développer

Nous nous sommes donc concentrés sur la refonte générale de l’arborescence, ainsi que sur les fonctionnalités de personnalisation de l’interface.

L’audit de contenu nous a permis de mettre en avant des catégories de contenu spécifiques :

  • des annonces ;
  • des tutoriels ;
  • des descriptifs de procédure métiers ;
  • des descriptions des composantes de l’université
  • des liens externes
  • des informations pratiques

Nous avons organisé ces contenus en 10 grandes rubriques thématiques :

Le croisement de ces types de contenu et des retours des utilisateurs nous a permis de construire un ENT divisé en trois grandes zones :

  • une page d’accueil personnalisable, avec 4 grands blocs d’information qui permettent un accès rapide à tous les éléments choisis par les utilisateurs en fonction de leurs préférences et de leurs besoins ;

Maquette filaire de la page d'accueil de l'intranet

  • des  rubriques orientées vers l’accomplissement de tâches, dont les contenus sont accessibles rapidement grâce un système de navigation astucieux. Cela est rendu possible par le fait que la hiérarchie des informations est plus simple dans cette rubrique.

Maquette filaire du menu orienté tâches encadré en rouge.

  • des rubriques orientées vers la recherche d’information, dont les contenus sont accessibles grâce un système de navigation plus traditionnel, adapté à la plus grande complexité hiérarchique de ces informations.

Maquette filaire présentant le menu de navigation orienté recherche d'information encadré en rouge.

Cette différence entre les systèmes de navigation s’explique par deux besoins identifiés lors de nos entretiens utilisateurs. En effet, le premier répond à un besoin immédiat de réaliser une tâche, tandis que le second répond à un besoin d’accès à de l’information structurée. Ces deux besoins induisent deux temporalités de navigation différentes et le comportement de ce menu en est le reflet.

Un outil de travail pour mener à bien le projet

Pour accompagner la mise en œuvre du projet, nous avons conçu un outil d’aide à la migration du contenu, sous la forme d’un tableau excel.

Tableau excel

Ce tableau est un outil de travail adapté aux besoins de l’équipe projet pour la refonte du site.

Il est constitué de 10 colonnes :

  • une colonne “ID”, qui permet d’inscrire l’identifiant de l’élément de contenu ;
  • 4 colonnes (niveau 1,2,3,4), qui montre le niveau de profondeur du contenu concerné ;
  • une colonne “Type de contenu”, qui explique de quel type de contenu et/ou de page il s’agit ;
  • une colonne “Correspondance actuelle”, qui contient un lien vers la ou les pages de l’ENt actuel sur lesquelles se trouve le contenu à migrer ;
  • Une colonne “Validité du contenu actuel”, qui indique si le contenu actuel a besoin d’être retravaillé ;
  • Une colonne “Commentaires”, qui permet d’ajouter des commentaires utiles ;
  • Une colonne “Statut”, qui permettra d’indiquer où en est la migration de ce contenu.

Il est aussi possible d’utiliser un code couleur pour indiquer des informations importantes.

Enfin, ce tableau peut aussi être subdivisé, pour être envoyé aux services concernés par les contenus afin que le personnel puisse planifier et suivre le travail de refonte engagé.

Des recommandations techniques et éditoriales

Nous avons aussi fait un ensemble de recommandations techniques et éditoriales pour que la mise en place du nouvel outil se passe pour le mieux, et qu’il soit ensuite alimenté de manière précise, et en temps voulu.

Concrètement

Nous avons réalisé un avant-projet ambitieux et complexe. Cela nous permet aujourd’hui de proposer une solution en basse définition qui permettra à notre commanditaire de se lancer dans la réalisation de son projet avec une architecture de l’information solide et scalable, et des fonctionnalités de personnalisation adaptées à ses utilisateurs.


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